Cloud請求書マニュアル
①案内状の送付
得意先様へ、請求書のクラウド化に伴う送信先のメールアドレス登録について案内状を送付します。
※Cloud請求書サイトにログイン後、「ご案内文(docx)」よりテンプレートを保存できます。
導入企業様の作業となります
「Chrome」または、「Microsoft Edge」からCloud請求書サイトへログインしてください。
②メールアドレスの登録
案内状に記載されているURLより、メールアドレス登録サイトからメールアドレスを登録いただきます。
※登録時に記入する「貴社コード」については、画面上の「貴社コードの確認方法」をクリックする事で、
ご案内が表示されます。
※NBSを新規に導入される場合は、得意先マスターにて登録した得意先コードを、
メール等でお客様へご通知ください。
得意先様の作業となります
メールアドレス登録後に、確認のメールが送られてきますので、
メール内のURLをクリックする事で申請が完了となります。
③メールアドレスの正誤確認
Cloud請求書サイトを開き「送信先承認」から「受取確認」の確認日が表示されている得意先を承認します。
「受取確認」が未確認の得意先様がある場合は、メールアドレスに誤りがないか確認を行ってください。
導入企業様の作業となります
メールアドレスの確認が取れた場合、
未確認の状態でも、承認作業は行えます。
④角印画像の準備・登録
角印の画像をご準備いただき「角印」から、「角印を更新」をクリックし、角印画像の調整後に
「確認して登録」をクリックします。
導入企業様の作業となります
アップロード可能な角印画像は１つのみとなります。
※ 「png」や「jpeg」などの画像をご準備ください
⑤本稼働へ切替え
④までの作業終了後に、弊社にて「仮稼働」より「本稼働」へ切り替えを行います。
※⑥以降の作業は、本稼働後に行います。
東光オーエーシステムの作業となります
切替えのタイミングについては、事前にご一報ください。
⑥請求書発行方法の変更
「送信先」から「アドレス取得」のみを抽出し「コード」左側のチェックボックスから全得意先を選択後に、
「チェックした送信先の請求書発行を変更」をクリックし「電子送信」を選択後に、「一括更新する」
のボタンをクリックします。
導入企業様の作業となります
電子送信対象外の得意先様はチェックは外し、請求書発行の方法を変更してください。
⑦メール送信文のひな型登録
「通知文」から「題名」・「本文」を修正後に、「更新する」をクリックします。
・請求書通知メール：ダウンロードを案内するメール
・パスワード通知メール：PDF取得用パスワードを案内するメール
導入企業様の作業となります
本文・題名の文章に[##]と入力いただき、項目を選ぶことで、
得意先名、締め年月日等を代入コードとして挿入できます。
⑧締め処理→請求書発行(NBSでの作業)
NBSより、今までと同様の手順で請求書発行を行います。
※「電子送信」を選択されている得意先様分の請求書は、
プレビューは表示されますが印刷されません。
印刷が必要な場合、Cloud請求書サイトより印刷を行ってください。
導入企業様の作業となります
請求書発行処理後に、Cloud請求書での請求書送信が行える様になります。
※一度の発行件数が多い場合、Cloud請求書への反映に時間が掛かる場合がございます。
⑨請求書の内容確認→承認→送信
「請求書送信」から「締日」を選択し、該当の得意先様へチェックを付け、
「チェックしたものを確認」→「チェックしたものを承認」→
「チェックしたものを送信」と順次行います。
導入企業様の作業となります
「請求書送信」の情報が更新されていない場合、画面左上のCloud請求書のロゴをクリックするか、「F5」キーにて画面を更新してください。
送信済みの場合、締め年月日の日付に「！」が表示されます。
⑩請求書のダウンロード状況確認、再送信
「受信状況確認」から請求書のダウンロード状況(アクセス数)を確認します。
背景が黄色になっている得意先様は、まだダウンロードが行われておりませんので、
先方へのご確認または、再送信を行います。
導入企業様の作業となります
「ステータス」で「未受信」を選択する事で、ダウンロードがされていない得意先様を抽出可能です。
また、送信済みの請求書の確認も当画面にて行えます。
⑪過去請求書の確認
「過去請求書照会」から「得意先」や「締め年月日」といった条件を指定し、絞込みをします。
※締め年月日の指定は、開始日と終了日を指定する事で、間に含まれる締め日が抽出されます。
特定の締め日を指定する場合、開始と終了を同じ日を指定します。
導入企業様の作業となります
複数の得意先を確認する場合は、該当得意先にチェックを付け「チェックしたものを確認」をクリックします。
ひとつの得意先を確認する場合は、PDF列のアイコンをクリックします。
⑫請求書のダウンロード
②で登録されたメールアドレスに「請求書のダウンロードサイト」と「請求書取得用のパスワード」の
2通が送信されてきますので、
メール内のリンクより請求書のダウンロードサイトを開き、パスワードを入力しPDFの表示または、
ダウンロードを行います。
得意先様の作業となります
ダウンロードサイトへアクセスする事で、請求書の再ダウンロードも可能です。